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梁芷媚——商业故事

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职业利器:轻松记住每一个“当年今日”[梁芷媚]  

2009-02-17 15:35:12|  分类: 职场成功秘笈 |  标签: |举报 |字号 订阅

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 透明大于监管

我在博文《博客沉浮与愿望》里提到:“记得曾经在一个企业推行工作日志,遭到一名军官太太的反感,那一年尾牙,她把丈夫的警卫带上,酒桌上逼我喝一大杯白酒,最后把枪也掏出来了,众目睽睽之下我当场离开,一走进电梯就眼泪直流。”

同事们事后分析:军官太太是凭当官的丈夫的权势、关系做事,而平日基本是无所事事,一旦推行工作日志,无事忙便曝光了,另外也显得自己无能,面子上也挂不住。

这件事对我的顾问生涯影响极大,没想到简单的工作日志推行,居然会遇到如此阻力,这是我始料不及的,从而也让我坚信:透明大于监管!

追踪大于激励

工作日志推行不下去,更多来自人的惰性,要重新建立一种工作习惯不是一件容易的事,真正能够升华到为自己而写工作日志的人毕竟是少数。在开始还未形成习惯的阶段,必须有强有力的追踪监管,所谓“勉强成习惯,习惯成自然”。

在企业推行工作日志,难点在于管理者的追踪点评上。“追踪大于激励”,如果管理者无法对下属的工作日志进行管理追踪和点评,则下属很容易半途而废。

事半功数倍

熟悉我的人大多数都看过我本人的工作日志,目前为止已经超过260万字。我在一些企业推行“文档规范化”的时候,往往会展示我的工作日志,相信很多学员都有震撼感。

我常常问学员:上一周、上个月的今天你做了什么?基本没有人能回答(除非那天有特别的事发生),而我可以很自豪地说,你随便抽查我去年、前年的今天我在做什么,我都能历历在目,不是我的记忆力好,而是给几分钟的时间,我便能从我的工作日志里翻查出来。工作日志能让人轻松记住每一个“当年今日”。

我的学生通常不敢向我轻易承诺,因为一旦承诺了,我便记录在案,时间一到,若不兑现,我便会追杀过去。

我常常向学员推行一个理念:聪明的脑袋是用来思考的,不是用来记忆的!把记忆交给工作日志!

毫不夸张地说,文档规范化、工作日志,令我这些年的工作效率和成果比以往提高了数十倍!

猜忌源自不了解

失误二:管理者不了解员工在做什么,对员工产生猜忌。

在办公室里,我们常常会遇到这样一幕:

上司:我真不知道你一天到晚都在忙些什么,交代那么点儿小事都做不好。

下属:我在做……

上司:什么?!这些事要花那么长的时间?!

为了避免这种场面发生,我总是要求下属写工作日记,即每天下班前花15分钟将当天所做的事用流水帐的方式记录下来。

尤其是做行政事务性工作的员工。我喜欢跟他们说以下这番话:

行政部的委屈

好记性不如烂笔头。因为行政工作大多是琐碎单调而且是重复的,每天忙忙碌碌,却见不到成效,不像做业务,有数据可以说明成绩。

如果做对了件事,没什么人会提起,但做错了一件事,大家便会牢牢记住。

假如大家问你到底忙些什么,你真的还想不起来多少。

因此,写工作日记尤其重要。

工作日志管理

开始的日子我会定期查看工作日记,假设我对某位员工的工作表现不满,我会通过阅读他的工作日记,知道他的问题所在,再找他谈话。

例如某件事上司估计只需一个小时便可完成,但在工作日记上下属花了两个小时,这种情况一般只有四种可能性:

也许上司估计错误——如果不及时搞清楚,上司便容易对下属产生偏见;

也许下属的做事方法不对,效率有待提升——要着重提高下属的能力和技巧;

也许有特殊情况发生——这只是偶然的;

也许下属撒谎——到底是因为另有苦衷,还是态度有问题。

开始的日子员工都会有些不习惯,尤其是一些较为清闲的员工,因为他们的工作日志实在没多少好写的,不再容易蒙混了只好主动积极地找事干,为的是让工作日志交上去的时候不至于太难看。

至于忙碌的员工则会写得很爽快,时间长了养成工作习惯,既帮助记忆,又有利于做计划和总结。

双重回报

当员工养成这种良好的工作习惯后,可以让他们来帮助训练新员工。这样做,管理者可以得到双重回报。

那些老员工不仅更加强化写工作日记这种习惯,还能够帮助公司对其他人现身说法,说明这种习惯给自己带来的好处。

同样重要的是,也许因为自己曾经有过种种不习惯的经历,他们将会懂得如何来帮助新员工。

后记

这篇文章节选自《管理者的误区》,讲的是工作日志的重要性。

这么多年来,我一直在企业不遗余力地推行工作日志,当中受到的阻力和获得的成效令我获益匪浅。

我非常着重学生的信息素养训练,工作日志是最基本的工作习惯。

绝大部分学生的信息素养非常高,并因此受益匪浅。

一位学生应聘世界500强企业,在高手如林的求职者中脱颖而出,他认为关键点就在于向面试官展示了过往的工作日志,这是个强有力的证据,证明自己具备了良好的工作态度和工作习惯。

当然,也有例外的情况。

一位学生因为照顾患病的父母,回到小县城的老家工作。学生习惯了凡事做记录,做计划,做总结,没想到却遭到老板的批评,老板说只要做就行了,“不要写那些虚头八脑的东西,浪费时间!”

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